Whitelisting bei Bluewin, AOL, Hotmail & Yahoo

Da wir eine Mailinglist betreiben, müssen wir uns bei diversen Email Providern auf die Whitelist setzen, damit auch alle Mails durch kommen 🙂

Bleibt ein Newsletter in der Queue hängen, da wir auf dem Index gelandet sind, erkenne ich das meistens am Netz Traffic unseres Mail Servers, der fast ausschliesslich für Mailings verwendet wird. Der sieht dann plötzlich so aus:

Die riesigen grauen Balken sind ein Indiz dafür, dass etwas nicht stimmt.

Problem identifizieren

Erstmal herausfinden, was das Problem verursacht. Hierzu kann erstmal ein einfaches

tail -f /var/log/maillog

Aufschluss geben.

Noch besser, kurz die Mailqueue anschauen mit dem Befehl

mailq

Eigene Daten Checken / Analysieren

Analysiere die Daten einfach und schnell mit dem Tool aboutmy.email. Einfach eine Email an die einmalig generierte Email senden und Outputs analysieren.

Whitelisting

dnswl.org Self Service

Wenn man hier gelistet ist, sollte man sich freuen 😉 Abfragen kann man das hier:

https://www.dnswl.org/?page_id=72

Seine eigenen Server / Domains kann man im Self Service Bereich seinem Profil zuordnen:

  1. Logge dich im Self Service Bereich ein
  2. Trage die Domain ein (dazu musst du noch den DNS eintrag für die Domain mit dem angegebenen _token._dnswl.domain.com Entry ergänzen.
  3. Ergänze die IP Ranges

Nun heisst es abwarten – manchmal dauert es mehrere Wochen.

Blacklist Check

Diese Seiten prüfen in diversen Blacklisten, ob die Angegebene IP vorhanden ist.

  • Sender Reputation checken mit SenderScore.org

    Mit dem kostenlosen Tool SenderScore.org kann man seine Reputation checken. Alles unter einem Score von 85 ist auf jeden Fall optimierungsbedürftig. Es werden übrigens auch vermeintlich „banale“ Sachen geprüft. Wenn dein Mailserver z.B. auch als Webserver erreichbar ist, ist es wichtig, dass man bei der Entry Page nicht nur „Welcome to xxx.xxx.xxx“ Also die IP Adresse veröffentlicht, sondern eine etwas schönere und ansprechendere Page anbietet mit etwas mehr sinnvollem Text. In meinem Fall hatte sich der Sender Score um 1 Punkt (von 99 auf 100) geändert, nachdem ich die Server Webpage (am 25. Oktober) geändert habe:


Wichtige Config

rbl.rbldns.ru checkt diverse Einträge im DNS. Ganz wichtig ist hierbei ein gültiger PTR Record und ausserdem MUSS der Mailserver zumindest als Backup Mailserver einen MX Eintrag haben. Fehlt der MX Eintrag, kommt man hier automatisch auf die BLACKLIST.

Heisst also mein Mailserver, über den ich meinen Newsletter sende

mx1.testserver.com

und die Domain example.com, wären müssen diese Abfragen stimmen:

nslookup -type=mx example.com

-> Muss mx1.testserver.com auflisten!

Den PTR-Record kann man so testen (1.2.3.4 steht für die IP Adresse deines Mailservers):

nslookup -type=ptr 1.2.3.4

Weitere nützliche Infos zur Config gibts bei rbldns.ru.

Liste der Provider

Bluewin

Generelles Whitelisting wird hier leider nicht angeboten. Hier ist wichtig, dass man unter Postfix Transport Maps einrichtet, dass alle Mails an Swisscom/Bluewin z.B. mit einer 1 Sekunden Verzögerung geschickt werden.

Landet man trotzdem auf der Spam Liste, weil zum Beispiel irgend ein Abonnent den Newsletter als Spam markierte, werden die Mails refused. Das sieht dann so aus:

Nov 19 15:00:37 patsy postfix-swisscom/smtp[21856]: B6C604340D: to=<noname@bluewin.ch>, relay=mx-v01.bluewin.ch[195.186.120.50]:25, delay=197632, delays=193277/4355/0.39/0.2, dsn=4.2.0, status=deferred (host mx-v01.bluewin.ch[195.186.120.50] said: 451 4.2.0 Your messages are temporarily being rejected due to bad IP reputation. Please see https://www.swisscom.ch/en/residential/help/ip-reject.html if you feel this is in error (in reply to end of DATA command))

Unter https://www.swisscom.ch/en/residential/help/ip-reject.html kann man nun einen Antrag auf Entfernung des Bans stellen. Das dauert aber locker 1-2 Tage, bis da was geschieht.

WICHTIG! Lade im Formular unbedingt das original Email hoch. Und zwar wirklich das Original. Wenn du das Mail re-konstruierst, es zwar den identischen Inhalt hat, aber einen anderen Zeitstempel hat oder so, dann wird der Antrag auf Entfernung abgelehnt. Das sieht dann so aus:

Guten Tag 

Besten Dank für Ihre Nachricht.
Wir haben das beigelegte Beispiel überprüft und konnten keinen Fehler feststellen.
Möglicherweise hat sich der Fehler bereits bereinigt oder das Beispiel enthält nicht die gleichen Merkmale wie die E-Mails die als Spam erkennt werden.

Sollte das Problem weiterhin vorhanden sein bitten wir Sie das Original E-Mail eines gescheiterten Versuchs beizulegen.

Dieser Fall wird nun geschlossen.
Bitte eröffnen Sie bei Bedarf mit dem Formular eine weitere Anfrage.

Freundliche Grüsse
Swisscom (Schweiz) AG

Nett, oder?

Original Email herunterladen

Über mailq / maillog wird einem die Message ID der Nachricht angezeigt, die geblockt wird. Anhand dieser ID kann man die Nachricht nun im .eml Format speichern:

postcat -qbh B6C604340D > /tmp/mail.eml

Jetzt das File normal per xmodem runterladen und an Swisscom schicken (PS: upload Formular von Swisscom ging bei mir im Firefox übrigens nicht, da Javascript Error. Ich musste dafür Google Chrome verwenden)

sz /tmp/mail.eml

AOL

Im AOL Postmaster Bereich gibt es diverse Tools und Infos.

Einen Antrag um auf die Whitelist zu kommen, kann man hier erstellen. Danach erhält man diverse Emails für weitere Instruktionen. Ganz wichtig ist, dass jede IP Adresse, die man Whitelisten möchte, einen Reverse DNS Eintrag hat. Sonst wird der Antrag sofort abgelehnt.

Hotmail

Hier gehts zum Blacklist Removal Formular.

Bei Hotmail ist es sehr wichtig, dass man einen SPF Record hat. Microsoft stellt dazu einen Wizard zur Verfügung. Eine Whitelist gibt es hier im eigentlichen Sinn nicht.

Hotmail bietet ausserdem mit dem SNDS (Smart Network Data Service) die Möglichkeit, den Mail Traffic zu Monitoren. So kann man sehen, in welchen Zeitraum Mails als öfters Spam deklariert wurden etc. und kann entsprechend handeln um seine Reputation zu verbessern.

Beachte: Hotmail bzw. Live.com bieten sehr wenig Postmaster Infos – geschweige denn ein Kontaktformular. Bei Problemen

  1. IP Status checken: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/ipStatus.aspx
    In der Regel wird dort bereits erklärt, wie man das Problem beheben kann.
  2. Wenn nicht, findet man hier Kontaktmöglichkeiten:
    https://postmaster.live.com/snds/FAQ.aspx#FeedbackAndQuestions

    – Zustellbarkeitsprobleme kann man mit diesem Formular melden.
    – Ähnlich wie bei AOL kann man sich als Sender von Bulkmails auch registrieren lassen. Dann wird man informiert, wann Emails von Usern als Spam markiert wurden. Das Anmeldeformular gibts hier.

Auszug aus der FAQ:

IPs not previously used to send email typically don’t have any reputation built up in our systems. As a result, emails from new IPs are more likely to experience deliverability issues. Once the IP has built a reputation for not sending spam, Hotmail will typically allow for a better email delivery experience.
 
New IPs that are added for domains that are authenticated under existing Sender ID records typically experience the added benefit of inheriting some of the domain’s sending reputation. If the domain has a good sending reputation new IPs may experience a faster ramp up time. A new IP can expect to be fully ramped within a couple of weeks or sooner depending on volume, list accuracy and as long as their junk email complaint rates are kept at a minimum. To update or create your Sender ID record, click here.

Yahoo

Bei Yahoo kann man sich über dieses Formular als Bulksender anmelden. Das Formular muss nur ausgefüllt werden, wenn man Probleme mit dem Senden von Emails an Yahoo hat. Denn die Fehlermeldungen muss man im Formular mitsenden.

GMX, Web.de, 1&1 Ionos (United Internet)

Die Blacklist von United Internet agiert sehr empfindlich. So kann es vorkommen auch, dass für dieselbe Email ein Mailserver geblockt wird, vom anderen kann man die identische Nachricht aber verschicken.

Um von einer United Internet Blacklist entfernt zu werden, muss man mit United Internet direkt Kontakt aufnehmen. Automatische Austragungen erfolgen seitens United Internet üblicherweise innerhalb von 24 Stunden.

https://www.united-internet.de/news-presse/news-unserer-marken/news/unzustellbar-was-tun-wenn-e-mails-beim-empfaenger-nicht-ankommen.html

Versandeinstellungen für GMX:

  • Man sollte nicht mehr als 5 gleichzeitige Verbindungen aufbauen
  • Durchsatz ist flexibel. Man sollte aber trotzdem die Nachrichten nicht zu schnell verschicken. Vorallem dann nicht, wenn man eine 421 Drosselungsnachricht erhält.

Es gäbe auch noch eine (kostenpflichtige) Möglichkeit für ein Whitelisting:

Um auf die Whiteliste zu kommen, durchläuft man einen kostenpflichtigen Zertifizierungsprozess, bestehend aus einer einmaligen Prüfungsgebühr sowie monatlichen Beiträgen welche abhängig vom Jahresumsatzes des Versenders sind. Und diese sind recht happig: Die einmalige Prüfungsgebühr beläuft sich zwischen 1250 – 2650 Euro. Die monatlichen Beiträge zwischen 300 – 1925 Euro! Die Preisliste ist in der FAQ als PDF verlinkt. Die CSA Whitelist (Certified Senders Alliance) deckt ca. die Hälfte aller am deutschen Markt erreichbaren Posteingänge ab.

 

Email Spam Checker

Mittlerweile gibt es viele online Tools um Emails auf den Spam Score zu testen. Schicke die Mail einfach an die auf den Webseiten gelisteten Adressen und prüfe das Ergebnis:

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